第一条  为进一步规范江苏省慈善总会（以下简称“总会”）文件收发、传阅工作，提高办件效率，保证文件安全，根据《党政机关公文处理工作条例》《江苏省行政规范性文件管理规定》，结合总会工作实际，制定本规定。

第二条  办公室负责总会文件的收文和流转工作。收文的办理程序包括登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。

第三条  收文登记应将文件标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写清楚，并编号留档。

第四条  收文流程

依据来文性质，区分填写办文单或阅文单。属于直接传阅的文件，及时分送会长、副会长和各部门阅知。需要办理的文件，由办公室主任阅示后提出拟办意见，呈送秘书长阅批；秘书长签署办理意见后，呈送会长审批。

涉及具体业务部门办理的事项，按职责分工流转至相应分管副会长及业务部门阅办。承办部门应按照文件要求和领导批示，在规定时限内完成办理。办结后，将原件及办理过程中形成的相关材料一并交回办公室归档。

第五条  涉密文件指定专人严格按照有关保密规定进行传阅、保管、存档，不得多传、漏传，不得随意复印、带出总会或转借他人，防止出现文件丢失或泄密。

第六条  以总会名义制发的各类公文，发文部门须按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）拟稿， 坚持“先核后签、先签后发”的原则，经办人员填写《江苏省慈善总会办文单》，交由部门主任审核，需要会签的送相关部门会签。所有文件一律经办公室核稿，审核无误后，呈送秘书长核稿，并报分管副会长审核签发。涉及全局性重要工作和重大事项的公文，必须呈送会长审核签发。

第七条  审核签发后的稿件由办公室统一编号、用印，经办人员及时在发文登记簿上登记。

第八条  文件印发后，应及时归档。正文及附件须齐全完整，签发稿及领导签批页一并收集归档，并按规定的份数留存备查。

第九条  电子文件与纸质文件具有同等效力。电子文件一般以PDF格式发出，必要时加密，办公室保存纸质底稿。

第十条  任何个人和部门不得私自制发总会文件。

第十一条  本规定由江苏省慈善总会办公室负责解释。

第十二条  本规定自2026年5月29日起生效并执行。